Twee organisaties verhuisden samen naar een nieuw kantoor en hadden de ambitie om hun diensten meer te doen samenwerken. Zij vroegen me om dit proces te begeleiden.
Aanpak
Het startshot voor dit proces werd gegeven op een kick-of. Met een mooie metafoor lichtte de leiding van de twee organisaties aan de medewerkers toe welke stappen er gezet zouden worden. Op dat moment was veel weerstand te voelen. Vooral de verhuis zat de medewerkers hoog. Er werden workshops per dienst georganiseerd met de focus op kennismaking, waardering en het zoeken naar synergieën. Het waarderend onderzoek werd hier als methodiek ingezet. Dat bracht heel wat positieve energie naar boven. De medewerkers vonden het leuk om zicht te krijgen op de werking van de andere organisatie, verbinding had de boventoon. Dit resulteerde in een rapport dat voorgelegd werd aan de leiders van de organisatie. Zij maakten strategische keuzes en communiceerden die aan de medewerkers tijdens een gezamenlijke personeelsvergadering. Een positieve spanning hing in de lucht.
Een tweede workshop werkte ik rond de vraag: wat heb jij nodig om kwaliteitsvol te kunnen werken? De herkenning werkte opnieuw verbindend en was een goede input voor de architect. Om deze verbinding te stimuleren werden medewerkers uitgenodigd om per 4 activiteiten te doen in de buurt van het nieuwe kantoor. Sommigen gingen samen zwemmen of fitnessen, anderen bezochten het museum vlakbij het station, ook de lokale restaurants werden getest. Het relaas van deze uitstappen konden de medewerkers lezen in de gezamenlijke nieuwsbrief. Uiteraard werd er ook een bezoek gebracht aan het nieuwe kantoor, dat op dat moment nog volledig leeg was. Plannen werden samen besproken, zorgen werden gedeeld. Opnieuw belangrijke informatie voor de architect.
Nu bleef nog de kwestie van het ‘samen leven’ over. Om de dialoog hierrond mogelijk te maken, werd een worldcafé georganiseerd. Aan elke tafel werd een ander thema besproken: samen koffiepauze nemen, orde en netheid, lawaai, traktaties, … De afspraken die hieruit voortvloeiden werden op papier gezet. De cartoons die hiervoor gemaakt werden, kregen een plek in het nieuwe kantoor.
Andere voorbeelden van processen voor organisaties: een verhuis, de missie en visie actualiseren, kernprocessen in kaart brengen.
